Contrôles de l’ITM

L’ITM (Inspection du Travail et des Mines) intensifie ses contrôles auprès des différents établissements. Il est donc important d’être en conformité en cas d’inspection !

La loi impose que vous disposiez d’un certain nombre de documents à jour pour l’ensemble de vos salariés. Voici la liste des documents à tenir à jour.

Le contrat initial et avenant éventuel signé

Vous devez posséder l’ensemble des contrats de travail propres à chaque salarié.

Si ceux-ci ont fait l’objet d’une modification, vous devez alors être en mesure de présenter un avenant écrit au contrat de travail.

Les fiches de salaire ainsi que les preuves de paiement

L’employeur est mensuellement tenu de remettre au salarié — sauf exception expressément mentionnées par le Code — un décompte exact et détaillé du mode de calcul du salaire (plus couramment connu sous le nom de « fiche de salaire ») peu importe la forme ou le mode de communication de la fiche de salaire.  

En effet, l’objectif d’information de la fiche de salaire (selon l’article L.125-7, paragraphe 1er, du Code du travail) est de permettre au salarié de « vérifier si le salaire éventuellement perçu correspond au salaire réellement dû ». En somme, il s’agit de faire coïncider la période de travail et le nombre total d’heures de travail avec le salaire versé, le taux de salaire des heures prestées, le nombre d’heures supplémentaires payées, les heures de dimanche, de jours fériés ou de nuit, ainsi que tout autre honoraire en espèce ou en nature.

En revanche, pour prouver le paiement des salaires, il suffit de fournir :

• Une copie de l’avis de débit de la banque en cas de versement du salaire sur le compte bancaire du salarié
• Ou d’une copie du reçu dûment signé par le salarié.  

Le salaire est à payer chaque mois, et ce au plus tard le dernier jour du mois de calendrier afférent. Un acompte d’au moins 80 % du salaire peut toutefois être payé entre le 20 et le 25 du mois et le solde restant impérativement avant le 10 du mois suivant. 

La détention d’un registre spécial ou fichier de présence

Ce fichier de présence (registre ou fichier spécial), autrement dit de pointage, reprend le début, la fin et la durée de travail journalier.

De manière générale, il s’agit de procéder au pointage.

Le pointage permet à l’employeur de prouver qu’il satisfait à plusieurs obligations, dont celles concernant : le contrôle et le décompte du temps de travail ; le paiement du salaire exact et strictement conforme au temps travaillé.

C’est pourquoi il est obligatoire de remplir et tenir à jour la fiche de présence de ses salariés. En cela, selon la taille et le type de votre type d’entreprise, il peut être intéressant d’installer un système de pointage pour vos salariés. Plusieurs méthodes existent : du simple fichier Excel ou logiciel plus élaboré. 

Lisez notre article sur les heures supplémentaires, de nuit ou le dimanche ! (Heures pointées : attention de bien suivre la réglementation !) 

Un livre relatif au congé légal ou fiches de salaire reprenant le décompte de congé légal

Là aussi, l’employeur est tenu d’inscrire sur un registre ou fichier spécial les heures prestées les jours fériés légaux ainsi que les rétributions payées aux salariés de ce chef.

Pour rappel, sont considérés comme des jours fériés légaux :

1. Le Nouvel An ;
2. Le lundi de Pâques ;
3. Le 1er mai ;
4. La Journée de l’Europe ;
5. L’Ascension ;
6. Le lundi de Pentecôte ;
7. Le jour de la célébration publique de l’anniversaire du Grand-Duc qui est fixé au 23 juin ;
8. L’Assomption ;
9. La Toussaint ;
10. Le premier et le deuxième jour de Noël ;
11. 2ème jour de Noël (26 décembre).

A savoir : Le taux pour le supplément des jours fériés est de 100 %.

Justificatifs de formations des salariés

Pour tout salarié ayant suivi une formation, l’ITM est en droit de demander des justificatifs. Cela peut être un certificat de formation ou, en cas de formation en cours, la preuve de l’inscription à la formation ainsi que la preuve d’envoi y afférente. Attention, certaines formations sont obligatoires.  

Dans chaque entreprise, il est important qu’un travailleur soit désigné pour ces Formations Obligatoires : 

• Travailleur Désigné à la Sécurité et Santé au Travail ;
• Secouriste : Initiation aux gestes de 1ers secours ;
• ALUGAZ – Travail à proximité des conduites de gaz ;
• Retrait de produits en amiante-ciment à l’air libre ;
• Désamianteur – Assainisseur amiante (suivant RGD 04 juillet 2007).

Certificat médical d’embauche

Tout employé (salarié, intérimaire, élève et étudiant, apprenti et stagiaire) est obligé de se soumettre à un examen médical d’embauche fait par le médecin du travail dans les deux mois de l’embauche. Cela doit même être fait avant l’embauche pour les salariés qui travaillent la nuit et pour les postes à risques.

Avant les deux mois légaux de présentation de ce certificat d’aptitude au poste de travail, et en cas d’inspection, l’employeur doit être en mesure de présenter un certificat périodique valide ou, à défaut, la demande de rendez-vous avec sa preuve d’envoi et au mieux, la preuve de confirmation de rendez-vous au service de santé au travail. 

Titre de séjour ainsi que l’autorisation de travail pour les ressortissants de pays tiers

L’employeur a quelques obligations en matière d’emploi de ressortissants de pays tiers.

Tout ressortissant de pays tiers doit obligatoirement disposer d’une autorisation de séjour ou d’un titre de séjour et les présenter à l’employeur avant d’occuper l’emploi. L’employeur doit ensuite disposer d’une copie du titre de séjour de l’employé à présenter aux inspecteurs en cas de contrôle pendant la durée de la période d’emploi.

Par ailleurs, dès le premier jour de travail du ressortissant d’un pays tiers, l’employeur est tenu d’en avertir le ministre ayant l’immigration dans ses attributions dans un délai de 3 jours ouvrables. Il doit notamment notifier le début de la période d’emploi.

Ainsi, en remplissant ses obligations, l’employeur ne peut être tenu pour responsable. 

Registre des stages

Et les stagiaires ne sont pas exempts d’un contrôle de l’ITM ! Qu’il s’agisse d’un stagiaire dans le cadre d’études dans l’enseignement luxembourgeois ou à l’étranger, d’un stage pratique en vue de l’acquisition d’une expérience professionnelle, l’employeur doit tenir un registre des stages au même titre que son registre des présences pour les employés.

Ce registre doit pouvoir être consulté à tout moment par la délégation du personnel et être rendu accessible à l’Inspection du travail et des mines sur simple demande.

Vous l’aurez compris : en cas de manquement à l’un de ces documents, vous risquez gros ! L’ITM pourra vous infliger une amende.

A votre demande, FISCOGEST vous propose de mettre en conformité votre dossier selon le tarif en vigueur.